Conseil syndical janvier 2018

Ce document lance officiellement la mise en place du conseil syndical de notre résidence Ciel et Mer.

Le conseil syndical a pour fonction de coordonner les relations entre le syndic et les copropriétaires et assure une mission consultative, d’assistance et de contrôle du syndic.

Il administre les parties communes et assure la conservation des immeubles et la défense des intérêts collectifs.

Les membres du conseil syndical sont déclinés en fin de document.

Ordre du jour :

• Prise de contact
• Désignation des responsables de bâtiments
• Retour sur les thèmes abordés en assemblée générale du 12 décembre
• Elaboration d’une base permettant un suivi des points remontés au Syndic
• Périodicité de la tenue de nos réunions
• Questions / réponses

Désignation des responsables par bâtiment

• Batiment A ➔ Guy Tabeau
• Bâtiment B ➔ Gérard Mazille
• Batiment C ➔ Jean-Luc Tarillon
• Batiment D ➔ Hélène Gourdel

Ces personnes sont vos interlocuteurs particuliers pour prendre en compte les problèmes rencontrés dans les parties communes et les remonter au Syndic

Pour le bâtiment C nous sommes à la recherche d’une bonne volonté occupant ce batiment pour être le point d’entrée, son rôle sera de remonter les problèmes à Jean-Luc Tarillon. Merci d’avance.

Base de suivi

Elaboration d’une base de suivi concernant tous les incidents, questions, demande de modifications, … à remonter au Syndic.

Cette base contiendra la date de demande au Syndic, les dates de relance au Syndic si besoin, la date de prise en compte, la date de la résolution.

Elle permettra au conseil syndical un suivi plus précis, sera étudiée à chacune de nos réunions et un point de situation vous en sera fait dans le compte rendu.

Cette base sera transmise à M. Vasquez en même temps que le compte rendu du conseil syndical.

Contacts Syndic propriétaires

Constat est fait que tous les propriétaires n’ont pas reçu les documents et appels de fonds envoyés par le syndic via des mails (Appel de fond 1^er trimestre, appel pour le fond de trésorerie, cahier des charges pour la climatisation, compte rendu de l’assemblée générale)

Si vous n’avez pas reçu les documents précités nous vous conseillons de joindre M. Vasquez pour qu’il vous les communique.

Demandes à M.Vasquez : 

• Veuillez nous faire un retour sur les propriétaires que vous n’avez pas réussi à contacter
• Veuillez à  partir du 10 janvier nous faire un état des lieux de l’acquittement des charges

Suivi des comptes

Le conseil syndical décide d’instaurer un contrôle des comptes régulier tous les 6 mois en juin et décembre.

Le résultat de ce contrôle sera communiqué à l’ensemble des propriétaires via le compte rendu de notre conseil syndical.

Sécurité des bâtiments

Plusieurs inquiétudes sur la protection de nos biens vis à vis de l’extérieur nous ont été remontées.

Le conseil syndical souhaite rapidement partager au cours d’une réunion avec M. Vasquez, M. Burel et un représentant de la mairie.

N’hésitez pas à remonter via vos responsable de bâtiment vos souhaits sur ce sujet.

Demande à M.Vasquez : Merci d’organiser rapidement cette rencontre.

Nettoyage des bâtiments

Certaines parties des bâtiments ont un nettoyage considéré par les propriétaire de « moyen ».

Il semble que les informations remontées dans le contrat ne correspondent pas au nettoyage véritablement effectué.

Demandes à M. Vasquez :

• Merci de rappeler à l’entreprise les termes et engagement du contrat
• Demander également que soit mis en place une feuille de suivi des arrivées et départs des techniciens de surface par bâtiment.

Question à M. Vasquez : En cas de jour férié le ménage est-il reporté sur une autre journée ou simplement annulé ?

Contrôles et entretiens

Demande à M. Vasquez : Veuillez communiquer au conseil syndical les dates des interventions pour les révisions et entretiens des différents postes de la résidence.

Compteurs d’eau

Les compteurs d’eau chaude ont êté posés dans les logements.

Si ce n’est pas votre cas n’hésitez pas à contacter M. Vasquez pour lui signaler.

Demande à M. Vasquez : Merci de nous redonner le planning pour les compteurs d’eau froide et la marche à suivre pour les propriétaires. Ce point soulevant des avis discordants.

Climatisation

La climatisation de M. Haggane respecte le cahier des charges le conseil syndical donne un avis favorable à son installation.

Question à M. Vasquez : Quel levier possède le conseil syndical pour contrôler dans les années à venir la pression acoustique et l’entretien des climatisations ?

Stores

Un cahier des charges va être élaboré concernant la pose de store dans la résidence. La contrainte se faisant essentiellement sur les couleurs à respecter.

Demande à M.Vasquez : Merci de nous faire parvenir un cahier des charges type ainsi qu’un nuancier de couleurs.

Balcons / Terasses

Le conseil syndical rappelle que de la rue les balcons et terrasses de la résidence doivent avoir une harmonisation. Qu’ils ne sont pas appelés à devenir des garages à vélo, des cuisines, …… et que le linge peut y être étendu à condition que l’étendoir ne dépasse pas la barrière du balcon.

Références matériaux

Nous devions recevoir un document déclinant la référence de tous les matériaux de la résidence.

Question à M. Vasquez : Où en est cette liste ?

Interventions d’urgence

Le conseil syndical demande un document déclinant la marche à suivre en cas d’interventions urgentes sur l’électricité, l’eau, la chaudière, …..

Demande à M. Vasquez : Merci de prendre en compte ce besoin ainsi que les autorisations d’accès nécessaires à ce genre d’interventions.

Clés des appartements

Icade possède encore de nombreuses clés d’appartements. Certains propriétaires souhaitent les récupérer.

Question à M. Vasquez : Comment peut-on faire ?

La prochaine réunion syndicale se tiendra le 3 février de 10h à 12h.

Pensez à remonter à votre responsable de bâtiment tous sujets concernant les parties communes que vous souhaitez voir traiter

Suite à l’inquiétude des propriétaires de notre résidence sur la prise en compte des améliorations attendues Monsieur Burel a tenu a nous transmettre un message.

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Monsieur TARILLON,

En complément de mon dernier mail, et suite à notre échange.

Je vous confirme que nous sommes loin d’avoir abandonné cette opération. 

–          Dès fin décembre, nous sollicitons la copro et notre maître d’œuvre en vue d’organiser une réunion pour pointer tout ce qui est à corriger, améliorer

–          Nous avons proposé de participer à l’évacuation des déchets sous réserve que le syndic nous fasse passer un reportage photos pour pouvoir l’imputer sans difficultés à nos entreprises.

–          Nous relançons les entreprises (soit directement, soit via le maître d’œuvre) pour la levée des réserves en sachant très bien qu’il se passerait peu de chose entre Noel et la reprise… Je relance l’électricien sur les platines, la relance pour les arceaux, …….

–          A partir de ce jeudi et ce jusqu’à la fin du mois, un intervenant sera présent plusieurs matinées par semaine pour renforcer les équipes et piloter la levée des réserves autant dans les communs que dans les logements

 Je pense que nous n’avons pas à rougir de notre organisation et de notre présence sur cette opération. A raison de quelques réserves par logement nous arrivons tout de même à plusieurs centaines de réserves à lever compris parties communes. Cela nécessite une logistique qui ne se met en place. Nous avons fait le pari de livrer largement en avance (fin novembre au lieu de février ou mars comme le prévoyait le contrat avec les intempéries) pour permettre aux propriétaires de profiter de leur logement pour les fêtes de fin d’année.

 Bien que nous ayons associé les entreprises aux remises de clefs et organisés des journées de levées de réserves pour limiter au maximum le nombre de réserves, nous savions qu’il ne se passerai pas/plus grand-chose entre Noel et la reprise de janvier… Nous avions par ailleurs  alertés la copropriété sur ce point. Nous sommes bien dans le schéma que nous avons annoncé.

 Comme tout copropriété, il y aura des ratés (retard, fuites, …) qui nécessité de communiquer. Vous m’avez ainsi informé que les potelets à l’entrée ont été déposés. Je le déplore car le serrurier m’avait assuré intervenir dès le lendemain de notre 1^èreAG.

 Bien cordialement.